Blog/Podcast

Wezwanie do wyjaśnień rażąco niskiej ceny – jak przygotować odpowiedź

2026-03-03
Komentarze: 0

Dostałeś wezwanie w sprawie rażaco niskiej ceny. Musisz odpowiedzieć.

Masz tylko kilka dni.

I właśnie w tej chwili decyduje się, czy wygrasz ten przetarg czy nie.

Co ma być w odpowiedzi, żeby była skuteczna?

Wolisz słuchać?

Nie ma problemu, zapraszam tutaj:

 

 

SPIS TREŚCI:

---

najczęstsze błędy wykonawców:

  • Zbyt ogólnikowe wyjaśnienia – pisanie o doświadczeniu firmy, polityce cenowej, organizacji produkcji, położeniu siedziby, posiadaniu kompetentnej kadry itp., bez powiązania z wyliczeniem ceny.
  • Brak odpowiednich dowodów – brak załączenia faktur, ofert od podwykonawców, kosztorysów czy innych dokumentów potwierdzających wyliczenia.
  • Brak konkretnego wyjaśnienia i powiązania JAK powoływane czynniki pozwalają na obniżenie ceny

W praktyce bardzo często wykonawcy tracą kontrakt nie dlatego, że cena jest nierealna, ale dlatego, że wyjaśnienia są zbyt ogólne i nie zawierają odpowiednich dowodów.

Jeśli już odrzucono Twoją ofertę, przejdź do sekcji odwołanie.

co muszą zawierać dobre wyjaśnienia - checklista.

  • szczegółowe odniesienie do kwestii poruszanych w wezwaniu zamawiającego
  • odpowiednia argumentacja
  • wskazanie jak dany czynnik cenotówrczy wpływa na cenę całkowitą
  • przedstawienie dowodów

---

Dostałeś wezwanie od zamawiającego?

Pamiętaj, na odpowiedź masz tylko kilka dni.

Błąd może skutkować odrzuceniem oferty.

Pomagam wykonawcom przygotować wyjaśnienia w sprawie rażąco niskiej ceny.

e-mail: jk@mecenaskobylinski.pl

tel. 512 438 673

---

Przede wszystkim Twoim celem jest rozwianie wątpliwości zamawiającego co do ceny lub kosztu albo ich istotnej części – w zależności od tego, na co wskazuje Zamawiający. Spójrzmy do przepisu:

 

Art. 224 ust. 1

Jeżeli zaoferowana cena lub koszt, lub ich istotne części składowe, wydają się rażąco niskie w stosunku do przedmiotu zamówienia lub budzą wątpliwości zamawiającego co do możliwości wykonania przedmiotu zamówienia zgodnie z wymaganiami określonymi w dokumentach zamówienia lub wynikającymi z odrębnych przepisów, zamawiający żąda od wykonawcy wyjaśnień, w tym złożenia dowodów w zakresie wyliczenia ceny lub kosztu, lub ich istotnych części składowych.

 

Musisz go przekonać, że Wasza cena nie jest niewiarygodna, nierealna i nie odbiega od cen rynkowych.

O cenie rażąco niskiej można mówić wówczas, gdy oczywiste jest, że przy zachowaniu reguł rynkowych wykonanie umowy przez wykonawcę byłoby dla niego nieopłacalne.

Rażąco niska cena to cena odbiegającą od cen tych samych lub podobnych rodzajów zamówień.

Wskazuje na możliwość wykonania zamówienia poniżej kosztów wytworzenia usługi, dostawy lub roboty budowlanej lub zawiera cenę nierealną z punktu widzenia logiki, doświadczenia życiowego oraz racjonalnego gospodarowania. To cena niepozwalająca na realizację zamówienia z należytą starannością, wskazująca na zamiar realizacji zamówienia poniżej kosztów własnych wykonawcy, niepozwalająca na wygenerowanie przez niego zysku.

Przykładem oferty zawierającej rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia będzie oferta z ceną poniżej kosztów zakupu lub wytworzenia albo symboliczna cena.

Musisz więc zrobić wszystko, aby wykazać, że Twoja cena nie jest rażąco niska i piszesz o tym w wyjaśnieniach.

Wbrew temu, co mogłoby się wydawać Zamawiający jest uprawniony do badania poprawności wyceny poszczególnych elementów przedmiotu zamówienia nie tylko w przypadku, gdy mówimy o systemie wynagrodzenia kosztorysowego, ale także gdy zamówienie jest udzielane w systemie wynagrodzenia ryczałtowego (wyrok KIO z 25.04.2017 r., KIO 661/17).

Zanim jednak przystąpisz do pisania, musisz wiedzieć, na czym właściwie polegają wątpliwości Zamawiającego – powinien je przedstawić w treści wezwania. Ty odpowiadając, trzymaj się ściśle tych wskazań, bo Zamawiającego nie będą interesowały inne kwestie. Bądź skrupulatny. Jeśli otrzymałeś wezwanie w formie konkretnych pytań, odpowiadaj na nie. Wyjaśnienia muszą być szczegółowe, rzetelne, spójne i poparte dowodami.

 

Pamiętaj, że ciężar dowodu wykazania, że oferta nie zawiera RNC spoczywa na Tobie.

 

Jeżeli zamawiający wzywa do wyjaśnień rażąco niskiej ceny, ciężar dowodu spoczywa na wykonawcy.

W praktyce oznacza to, że od jakości wyjaśnień zależy, czy oferta zostanie odrzucona.

Jeżeli dostałeś wezwanie do wyjaśnień, możesz skonsultować je ze mną przed złożeniem.

---

Potrzebujesz pomocy w porzygotowaniu wyjaśnień? Masz pytania?

Pomagam wykonawcom przygotować wyjaśnienia w sprawie rażąco niskiej ceny.

e-mail: jk@mecenaskobylinski.pl

tel. 512 438 673

---

Obie strony powinny pamiętać, że w procedurze wyjaśniania rażąco niskiej ceny chodzi o indywidualne zbadanie czy konkretny wykonawca mógł zaoferować tak niską cenę.

Na uwagę zasługuje wyrok KIO:

W zależności od przedmiotu zamówienia, wykonawca powinien wykazać przykładowo: ceny poszczególnych materiałów, ceny ofertowe dostawców, przyjętą technologię i organizację robót usług, koszty wynagrodzeń, koszty podwykonawców, koszty stałe (paliwa, energia), koszty zarządzania, koszty zabezpieczenia należytego wykonania umowy, koszty ubezpieczenia, rezerwę, zysk. Obowiązkiem wykonawcy jest zatem przedstawienie tych składników i wykazanie indywidualnych czynników wpływających na to, że wykonawca mógł zaoferować tak niską cenę.

Wyrok Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 16 stycznia 2020 r., KIO 2664/19

 

Wiedz, że gdy wezwanie zamawiającego było niekonkretne, niepełne, nie zawierało jasno sformułowanych wyartykułowanych wątpliwości, było chaotyczne, ogólnikowe i uniemożliwiało Wykonawcy prawidłowe wypełnienie obowiązku wykazania, że jego oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, Zamawiający może wezwać Cię ponownie do ich złożenia.

W przepisach masz podpowiedź czego mogą dotyczyć wyjaśnienia (art. 224 ust. 3 PZP) – to wskazówka, o co można zahaczyć konstruując odpowiedź.

Wyjaśnienia rażąco niskiej ceny lub kosztu mogą dotyczyć w szczególności:

1) zarządzania procesem produkcji, świadczonych usług lub metody budowy,

2) wybranych rozwiązań technicznych, wyjątkowo korzystnych warunków dostaw, usług albo związanych z realizacją robót budowlanych,

3) oryginalności dostaw, usług lub robót budowlanych oferowanych przez wykonawcę,

4) zgodności z przepisami dotyczącymi kosztów pracy, których wartość przyjęta do ustalenia ceny nie może być niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę albo minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę lub przepisów odrębnych właściwych dla spraw, z którymi związane jest realizowane zamówienie,

5) zgodności z prawem w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej,

6) zgodności z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, obowiązującymi w miejscu, w którym realizowane jest zamówienie,

7) zgodności z przepisami z zakresu ochrony środowiska,

8) wypełniania obowiązków związanych z powierzeniem wykonania części zamówienia podwykonawcy.

 

To katalog przykładowy i otwarty, więc nie są to jakieś sztywne ramy.

W przypadku zamówień na roboty budowlane lub usługi zamawiający jest obowiązany żądać wyjaśnień, co najmniej w zakresie pkt 4 i 6. Oznacza to, że Twoje wyjaśnienia, aby były skuteczne, muszą zawierać argumentację przynajmniej w tym zakresie.

Wezwanie może dotyczyć takich kwestii jak, np. rabat, którego udzielasz, zwłaszcza gdy jest on wyższy niż rabat oferowany przez innych wykonawców na te same produkty pochodzące od tego samego producenta (wyrok KIO 05.10.2023 r., KIO 2781/23).

Wielu zamawiających nie dokonuje głębszej analizy, które z podanych przez ustawodawcę okoliczności mogą mieć faktyczny wpływ na oferowaną przez wykonawców cenę. Często dość bezrefleksyjnie w wezwaniu przytaczają cały art. 224 ust. 3. Tego rodzaju wezwania są traktowane w orzecznictwie jako wezwania ogólne. Jednak to nie zwalnia Cię z obowiązku udzielenia wyjaśnień.

Taki obrót spraw może jednak nieoczekiwanie przynieść korzyść, ponieważ wówczas wykonawca uzyskuje pewną swobodę wyjaśnienia. To do Ciebie będzie należeć ocena, które okoliczności mają wg Ciebie istotne znaczenie dla wyjaśnienia realności ceny, czy są to wyjątkowo korzystne warunki. Za tym idzie pewna swoboda w zakresie prezentacji dowodów.

Niestety nie zawsze takie wyjaśnienia okażą się ostateczne i może dojść do ponownego wezwania, jednak Ty wywiążesz się ze swojego obowiązku wzorowo, a kolejne wezwanie powinno być już bardziej precyzyjne. Na pewno odrzucenie Twojej oferty z powodu niewykazania, że oferta nie zawiera RNC, byłoby w tej sytuacji błędem.

[wezwanie zbyt ogólne…]

Jak wskazuje się w orzecznictwie, jeśli Zamawiający nie zadał pytań o jakieś konkretne koszty, nie miał więc żadnych podstaw domniemywać ich braku tylko dlatego, że wykonawca samodzielnie nie domyślił się intencji Zamawiającego co do rzeczywistego kształtu i tematyki żądanych wyjaśnień. Jeśli Zamawiający miał wątpliwości w zakresie ujęcia ww. kosztów w cenie oferty to jego obowiązkiem jest skierowanie do Wykonawcy dodatkowego wezwania do wyjaśnień, a nie oparcie się na bezpodstawnym założeniu, że brak odpowiedzi na niezadane pytanie oznaczał nieujęcie określonych kosztów w cenie oferty (wyrok KIO z 02.11.2023 r., KIO 3099/23).

Zamawiający może pytać i podnosić różne wątpliwości, np. w zakresie używanej technologii. W sytuacji, gdy cena zależy od sposobu wykonania przedmiotu zamówienia, zamawiający chcąc zweryfikować jej realność, powinien wskazać w zapytaniu, które elementy przedmiotu zamówienia uważa za wpływające istotnie na cenę i oczekiwać w stosunku do tych elementów szczegółowych wyjaśnień. Gdy cena odbiega od stosowanych na rynku cen z wykorzystaniem określonej technologii, to zamawiający ma obowiązek żądać złożenia wyjaśnień.

Bywa, że Zamawiający podchodzą do problemu RNC dość pobieżnie i nie rozumieją przepisu tak, jak powinni przez co niesłusznie w ogóle przysyłają wezwanie. Zanim Zamawiający wezwie, powinien:

  • zbadać, czy zaistniały obiektywne wątpliwości, co do zaoferowanych cen,
  • zastanowić się, czy nie zaistniały podstawy od odstąpienia od wezwania z uwagi na okoliczności oczywiste niewymagające wyjaśnienia,
  • sprawdzić, czy wyceniona wartość zamówienia nie wymaga przypadkiem aktualizacji.

Niestety nie zawsze Zamawiający stawiają sobie te pytania, więc świadomy Wykonawca powinien postawić je sobie sam, udzielając odpowiedzi (tam, gdzie jest to możliwe). Często Zamawiający nie analizują, z czego mogą wynikać rozbieżności pomiędzy wartością zamówienia czy średnią arytmetyczną, tylko ustalają czy cena danej oferty obliguje do wezwania i dokonują wezwania. Nie tędy droga.

Jeśli dostajecie wezwanie o istotną część składową ceny pamiętajcie, że istotna część składowa ceny może wskazywać na rażące zaniżenie całkowitej ceny ofertowej, ale to ostatecznie całkowita cena ofertowa ma być ceną rażąco niską.

To tylko z jej powodu Wasza oferta może zostać odrzucona, a nie z powodu cen jednostkowych.

Zwracam Waszą uwagę, że zgodnie z orzecznictwem badanie istotnej części składowej jedynie przez pryzmat wartości nie w każdym przypadku okaże się skutecznym sposobem na ustalenie czy dana cena jest istotną częścią składową. Wszystko zależy od przedmiotu zamówienia. Zdarza się, że poza zamówieniem głównym zamawiający przewiduje szereg czynności pomocniczych czy towarzyszących, których wykonanie nie wpływa istotnie na możliwość wykonania zamówienia, takich czynności nie sposób uznać za istotne części składowe.

 

 

Nie musisz tłumaczyć się z każdego najdrobniejszego kosztu i go udowodnić.

W ocenie KIO takie oczekiwania są nadmiarowe i nie znajdują pokrycia w przepisach ustawy. Powinieneś jednak zająć się kwestiami takimi jak wspomniane już koszty pracy w kontekście przepisów o minimalnym wynagrodzeniu za pracę, zgodność oferty z przepisami z zakresu prawa pracy i zabezpieczenia społecznego, udowodnić, że kalkulację oparto na szczególnie korzystnych warunkach dostawy materiałów, itp.

Co istotne niedoszacowanie na poziomie znajdującym pokrycie w zysku, czy przewidzianej rezerwie na ryzyko nie może być uznane za cenę rażąco niską.

Z drugiej jednak strony, niski zysk nie będzie wystarczającą okolicznością dla uzasadnienia niskiej ceny.

Pamiętaj, że powoływanie się wyłącznie na okoliczności dostępne także pozostałym wykonawcom składającym ofertę w danym postępowaniu nie może być uznane za wystarczające. Należy o takich warunkach napisać, ale nie przykładać do nich jakiejś szczególnej wagi.

Uprawianie beletrystyki w postaci rozpisywania się o polityce cenowej firmy, chęci nawiązania długotrwałej współpracy, ogromnym doświadczeniu, organizacji produkcji, optymalizacji kosztów, położeniu siedziby, posiadaniu kompetentnej, doświadczonej i nisko kosztowej kadry, stosowaniu nowoczesnych technologii bez szczegółowego wpływu ww. czynników na kształtowanie ceny jest tylko bezsensownym marnotrawieniem papieru. W ocenie KIO takie opisy mogą stanowić jedynie ładne, cieszące oko tło dla bardziej konkretnych i wymiernych wyjaśnień wykonawcy. Nie może to być ich zasadnicza treść.

Wyjaśnienie elementów mających wpływ na wysokość ceny muszą być konkretne, wyczerpujące i nie mogą pozostawić jakichkolwiek wątpliwości co do rzetelności kalkulacji ceny oferty. (KIO z 27.07.2020 r., KIO 1394/20).

Z orzecznictwa wynika, że wykonawca powinieneś wskazać jak powoływane przez Ciebie czynniki pozwalają na obniżenie ceny. Wykonawca, podając konkretne przykłady/odnosząc się do poszczególnych elementów wyjaśnień, powinien je nie tylko dokładnie opisać, ale i objaśnić równie szczegółowo w jaki sposób wpływają one na obniżenie ceny. Jeśli istnieją warunki szczególne (nadzwyczajne) wpływające na cenę, a nie są dostępne innym wykonawcom, trzeba o tym poinformować.

---

Jeżeli dostałeś wezwanie do wyjaśnień rażaco niskiej ceny:

  • przeanalizuję dokumentację
  • przygotuję strukturę wyjaśnień
  • pomogę dobrać dowody

e-mail: jk@mecenaskobylinski.pl

tel. 512 438 673

---

Dowody

 

Nie istnieje żaden jeden kompleksowy wykaz dokumentów, które mogą być składane jako dowody na poparcie treści wyjaśnień wykonawcy.

Pamiętajcie, że wykonawca, który wezwany przez Zamawiającego nie złożył wyjaśnień i ten wykonawca, który w odpowiedzi składa wyjaśnienia ogólne i nie przedstawia na ich poparcie dowodów jadą na tym samym wózku – konsekwencją jest odrzucenie oferty.

Co może być dowodem?

Na pewno oferty pozyskane na potrzeby zamówienia, specjalne rabaty, opusty, faktury za dokonane już zakupy, wykaz stanów magazynowych, posiadany lub pozostający w dyspozycji Wykonawcy kluczowy sprzęt, itp.

Nie ma w tym zakresie żadnych ograniczeń.

Natomiast nie wymagają przedstawienia dowodów okoliczności powszechnie znane, jak np. ceny paliw, płaca minimalna oraz koszty, które nie odbiegają od standardów rynkowych. Jednak należałoby o tym wszystkim wspomnieć w wyjaśnieniach.

Trzeba w tym miejscu wyjaśnić, że z samego faktu braku przedstawienia dowodu Zamawiający nie może jeszcze wywodzić, że cena jest rażąco niska. W takim przypadku przedmiotem oceny pozostają wyłącznie wyjaśnienia samego wykonawcy. Wiadomo jednak, że nie jest to jednak najlepsza strategia z punktu widzenia interesów wykonawcy.

Doświadczenie wykonawcy w realizacji danego typu zamówień może wpływać na cenę, gdyż doświadczony wykonawca będzie umiał wybrać optymalny sposób realizacji zamówienia, lepiej przewidzi ryzyka i nie będzie naliczał nadmiernego buforu bezpieczeństwa, co nie zwalnia zamawiającego z dokładnego wyjaśnienia zaoferowanej ceny - wyrok KIO z 17.4.2023 r., KIO 880/23.

Pamiętajcie, jednak, że trzeba ten argument jeszcze należycie oprawić i osadzić w realiach i w dodatku pokazać, jak to się przekłada na cenę. Jak wspomniałem goły czynnik to jedynie ładnie wyglądający ozdobnik.

W jednej ze spraw kluczowym dowodem okazała się oferta od dostawcy materiałów z rabatem 18% niedostępnym dla innych wykonawców - to wygrało sprawę.

 

Ocena złożonych wyjaśnień

Po otrzymaniu wyjaśnień Zamawiający powinien poddać je wnikliwej i rzetelnej ocenie. Z pewnością błędne jest, na co wskazuje orzecznictwo, automatyczne i bez zastanowienia przyjmowanie przez zamawiającego wyjaśnień wykonawcy. Brak szczegółowej podstawy prawnej i tylko powierzchowne uzasadnienie decyzji zamawiającego o odrzuceniu oferty stanowi naruszenie prawa (wyrok KIO z 27.09.2018 r., KIO 1835/18).

Odrzucenie oferty może nastąpić wyłącznie wtedy, gdy złożone wyjaśnienia potwierdzają występowanie rażąco niskiej ceny (nigdy po prostu „niskiej”).

Przesłanką odrzucenia oferty ze względu na rażąco niską cenę lub koszt może być wyłącznie zaniżenie ceny całkowitej dotyczącej przedmiotu zamówienia, a nie części tej ceny. Jednak zaniżenie ceny lub kosztu części oferty może mieć istotny wpływ na ocenę, czy cena ofertowa jest rażąco niska.

Jeśli przedstawione wyjaśnienia i dowody nie rozwiewają kategorycznie wszelkich wątpliwości, zamawiający ma obowiązek kontynuować postępowanie wyjaśniające aż do momentu uzyskania wyczerpującej wiedzy w zakresie RNC lub w przypadku uznania, że brak jest wyjaśnień – powinien ofertę odrzucić.

To na zamawiającym spoczywa ciężar udowodnienia, że czynność odrzucenia oferty jest prawidłowa.

 

Decyzja Zamawiającego

Oferta wykonawcy, który:

  • nie udzielił wyjaśnień w wyznaczonym terminie,
  • złożone wyjaśnienia wraz z dowodami nie uzasadniają podanej w ofercie ceny lub kosztu podlega odrzuceniu jako oferta z rażąco niską ceną.

 

Odwołanie

Wezwanie Zamawiającego może zostać zakwestionowane w drodze odwołania.

Można również wnieść odwołanie, gdy procedura RNC dotyczyła nie bezpośrednio Ciebie, a innego wykonawcy.

Warto wiedzieć, że jeśli już odwołanie zostanie wniesione, Zamawiający nie może swoich oczekiwań i wątpliwości formułować dopiero na etapie postępowania odwoławczego – wtedy jest już po prostu na to za późno. Od tego jest procedura wezwania w ramach art. 224 PZP.

Przed KIO nie chodzi o udowodnienie, że oferta nie zawiera rażąco niskiej ceny, ale organ ten ocenia jedynie prawidłowość tego, co wydarzyło się w toku procedury o udzielenie zamówienia publicznego. KIO nie uwzględnia dowodów, które wykonawcy powołują dopiero na tym etapie, a które nie były znane zamawiającemu na dzień dokonywania oceny złożonych wyjaśnień w trybie procedury z art. 224 PZP.

---

Oferta odrzucona? masz termin na odwołanie. Pomagam je sporządzić szybko i skutecznie.

e-mail: jk@mecenaskobylinski.pl

tel. 512 438 673

 

--

Powiązane artykuły

 

Wpis nie stanowi porady ani opinii prawnej w rozumieniu przepisów prawa oraz ma charakter wyłącznie informacyjny. Stanowi wyraz poglądów jego autora na tematy prawnicze związane z treścią przepisów prawa, orzeczeń sądów, interpretacji organów państwowych i publikacji prasowych. Autor wpisu nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne skutki decyzji podejmowanych na jego podstawie.

 

 

 

Znajdź mnie tutaj:

Instagram: Budowlane paragrafy

Facebook: Kancelaria Radcy Prawnego Jakub Kobyliński | Elblag | Facebook

Linkedin: Jakub Kobyliński | LinkedIn

 

« powrót